- Ei mitään opasteita paikan päällä, vain ylimalkainen kartta (Lähestymisopasteilla nyt mitään tee, mutta alueen sisällä edes muutama pylväs "Tämä on telttapaikka 1" olisi ollut kiva). Ilmoittautumispisteen löytäminenkin oli hieman hakusessa.
- Ilmoittautumispisteessä ei ainakaan meidän paikalle tullessamme osattu antaa tarkkoja suusanallisiakaan ohjeita
- Ei mitään järkevää tapaa tiedottaa muutoksista ohjelmassa koska porukka oli hajallaan
- Ei rantasaunaa (Rehtijärven uimaranta onneksi palveli)
Jos vastaavaa "hajautettua" mallia tulevaisuudessa käytetään, niin ekpslisiittisemmät opasteet ja hajautetun tiedotuksen järjestäminen olisivat ensiarvoisen tärkeitä. Ehkäpä nykyisellä mobiili-internetin aikakaudella weppisivujen päivittäminen (virallinen "tiedotuskanava") olisi ihan toimiva vaihtoehto. Pienellä alueella kaiken on yleensä löytänyt pienellä tiedustelulla, mutta nyt piti harrastaa hieman liikaa arvailua ja törmäilyä. Onneksi lauantain aikana alkoi homma yleisesti ottaen luistaa jouhevasti.
Ihan hyviä huomioita. Osan näistä järjestelyryhmässä tiesimme ongelmiksi, mutta ihan hyvä
että nämä tulee kertaalleenkin mainituiksi.
Meillä ei vain ollut kovin hyvin resursseja ja aikaa ratkaista kaikkia ongelmia. Osittainen ongelma
oli myös, että vain osalla järjestelyryhmästä oli kokemusta Cygnuksen järjestelyistä.
Monasti infrastruktuuriin liittyvät ongelmat pitää hoitaa paikallisesti, niiden järjestelminen
etänä ei onnistu. Järjestelyryhmämme koostui muutamasta paikallisesta ja isommasta joukosta
muualla asuvia.
On harmi, että infopisteessä ei osattu antaa kunnon neuvoja, luulen että kyseessä oli huono
tuuri. Meillä oli 14 eri päivystäjää, joista osa ei ollut tiiviisti järjerstelyissä mukana. Yritin laatia
mahdollisimman kattavan ohjekansion infoon, mutta sen tekemisessä aika yksinkertaisesti
loppui kesken. Paikkojen suhteen ongelma oli tietenkin muutamat muutokset (mm. grillipaikan
peruuntuminen/vaihtuminen). Opasteita olisi voinut laittaa alueelle enemmänkin ja se oli suunnitteilla.
Telttapaikkoja varten tehtiin jopa opastekyltit, mutta kummastelen, ettei niitä lopulta asennettu
paikalleen. Tämän valvomiseen ei jälleen riittänyt aika.
Itsekin painiskelin mielessäni tuon tiedottamisongelman kanssa ja tiesin sen haastelliseksi. Oli
joitain ideoita, muttei mitään kunnollista. Jäimme siis sen varaan, että tieto järjestelyryhmän
sisällä kulkee.
Ei kannata elätellä turhia mobiilin verkkotiedottamisen varaan. Se tavoittaa edelleenkin vähemmistön,
vaikka kasvavan sellaisen, Cygnuksen osanottajista. Sähköiseen tiedottamiseen tarvitaan
joku, joka siihen keskittyy. Etukäteistiedotuksessa harrastettiin jo joitain uusia verkkovälineitä.
Cygnuksen paikat ja palvelut löytyivät melkoisen hyvällä tarkkuudella verkkosivujen Google-kartoista,
myös telttailualueet. Toki siinä helposti tulee vauhtisokeutta, eikä muista että kaikki eivät osaa
lukea karttoja niin hyvin kuin toiset tai hyödyntää uusia verkkovälineitä. Kyllä sähköisten välineiden
rinnalle tarvitaan erikseen perinteisiä menetelmiä: opasteita, ilmoitustauluja ja suullista viestintää.
Mainittakoon, että perjantain pieni ohjelmanmuutos päivitettiin aika nopeasti Datumille ja Infolle.
Lisäksi lähetin suurella osalle järjestelyryhmää ja ao. ohjelmanjärjestäjiä tekstarilla korjatun
ohjelman päivitettäväksi ja tiedotettavaksi.
Cygnuksen "hajauttaminen" laajalle alueelle ei ole tarkoituksellista, eikä tulevaisuuden tavoitetila.
Se oli pakon sanelema tilanne. Infopisteitäkin olisi pitänyt olla Tietotalolla ja erikseen Datumilla,
mutta tähän ei kyllä löytynyt resursseja. Päätimme pitää infon Datumilla, koska siellä piti olla
lisäksi kattava päivystys ja kulunvalvonta sisämajoituksen takia. Kyllä Cygnus-paikkojen valinnassa
tietty kompaktius (tiettyyn rajaan saakka) on yksi valintakriteeri. Vähintään käytännön toiminta,
ruokailu ja info täytyy olla samassa paikalla, vaikka esim. majoitus olisikin muutaman sadan metrin päässä.
Kiitos kuitenkin huomioistasi, ne vahvistavat ajatuksia siitä, mitkä asiat pitää huomioida kesätapahtumaa
järjestettäessä.
Valitettavasti joudumme selittelemään tehtyjä ratkaisuja, koska kaikilla osanottajilla
ei voi olla tietoa taustoista ja ongelmista, joiden kanssa jouduimme painiskelemaan. Hetkittäin melko
stressaava tilanne saa vain niin helposti varpailleen. Etukäteen pelätyt ongelmat ja negatiivinen palaute
osoittautuivat kuitenkin odotettua vähäisemmiksi.
Pääasia, että väki viihtyi, eikä kenelläkään mennyt Cygnus-tunnelma pilalle puutteiden ja ongelmien vuoksi.
