Ursan kerho- ja yhdistysseminaari 4.–5.11. hybriditapahtumana

[VeikkoM]

Ursan kerho- ja yhdistystoimintaryhmä järjestää vuotuisen kerho- ja yhdistysseminaarin viikonloppuna 4.-5.11.2023.

Teemoiksi olemme valinneet: Tähtiharrastuspäivän jälkipuinnin, viestinnän yhdistyksissä sekä jäsenistön sitouttamisen yhdistykseen. Sunnuntaina käsitellään myös tulevaa toimintaa ja tapahtumia.  Lisää seminaarista on verkkosivulla: https://www.ursa.fi/kerhoseminaari2023.

Tehdyn ennakkokyselyn perusteella jouduimme luopumaan Tähtikallion havaintokeskuksesta lähipaikkana vähäisen saapujamäärän vuoksi, mutta päädyimme seuraavaan ratkaisuun:

-   Lauantaina tapahtuma järjestetään hybridinä Keski-Uudenmaan Altairin kerhohuoneella Järvenpään keskustassa + verkossa
-   Sunnuntaina tapahtuma jatkuu pelkkänä verkkotapahtumana

Järvenpäässä meillä on kapasiteetti ja fasiliteetit hiukan rajoitettuja, mutta päiväkävijät ovat tervetulleita.

Ilmoittautuminen lähi- ja etätapahtumaan Google-lomakkeella: https://forms.gle/Ek9aqjT3RPz8WjTV9.

Ennakkoon ilmoittautuminen on tärkeää erityisesti lähiosallistujien osalta, jotta voimme antaa tarkemmat ohjeet saapumisesta, ruokailuista ja muista järjestelyistä.  Etäosallistujille voimme tarvittaessa lähettää henkilökohtaisesti kalenterikutsun verkkolinkkeineen.


Kerho- ja yhdistysryhmän puolesta:
- Veikko Mäkelä

[VeikkoM]

Hei, yhdistysväki!

Ursan kerho- ja yhdistysseminaari pidettiin 4.–5.11.2023. hybridinä. Lähiosuus oli lauantaina Keski-Uudenmaan Altairin kerhotiloissa Järvenpäässä. Siellä tosin oli vain kolmen hengen iskujoukko, muuten osallistuttiin verkossa.

Osallistujia oli 13 + YouTube-seuraajia 3–7, jonkun verran jälkikatselijoita. Osallistujia oli 10 yhdistyksestä: Corona Borealis (Rovaniemi), Etelä-Karjalan Nova, Keski-Uudenmaan Altair, Lahden Ursa, Lakeuden Ursa, Lohjan Ursa, Salonseudun UrSalo, Turun Ursa, Tampereen Ursa sekä Ursa.

Kerho- ja yhdistystoimintaryhmän tapaamisten jälkiviestintä on jäänyt välillä huonoksi. Jatkossa kokoamme tapaamisissa jaetun muistiinpanodokumentin ja siitä laaditaan tiivistelmä yhdistysyhteisölle. Lisäksi halukkailla on mahdollisuus saada linkit tapaamisten video- tai äänitallenteisiin.  PYYDÄ LINKKI seminaarin videotallenteisiin!

Seuraavassa seminaarin tiivistelmä:

Lauantai 4.11.

Kuulumiskierros
- Syksyn toiminta pyörii yhdistyksissä normaalisti: näytökset ja kerhoillat käynnissä, jotkut yhdistykset julkaisevat jäsenlehteä verkossa tai paperisenakin.
- Joillakin yhdistyksillä tulossa ensi vuonna juhlavuosia, mm. Etelä-Karjalan Nova (50 v.): tulossa lehti ja juhlaseminaari toukokuussa.

Tähtiharrastuspäivä 2023
- Vuosi 2023 oli toinen kerta tapahtuman ajankohdan myöhäistämisen jälkeen – tosin takavuosina syyspäiväntasauksen tienoo on ollut päivän ajankohtana.
- Vuoden 2023 Tähtiharrastuspäivää 23.9. pidettiin onnistuneena:  Yhdistysten toiminta oli runsaampaa kuin vuosiin, huonosta säästä huolimatta monilla paikkakunnilla toimintaa – vain Länsi-Suomi sai nauttia selkeämmästä kelistä.
- Nykyistä ajankohtaa pidetään hyvänä, ainakaan seminaarin osallistujille ei ollut moitittavaa.

- Organisoitu verkkolähetys sai kiitosta, melko vähäisellä suunnittelulla ja spontaanisti onnistuttiin luomaan laaja kuva tähtiharrastuksen laajasta kirjosta.
- Saatiin oppia tuleviin lähetyksiin, niin tekniikasta, suunnittelusta kuin osallistujien keskinäisestä viestinnästäkin.
- Lähetyksen leikkaamaton liveversio:
  https://www.youtube.com/live/Nd91LQprCfw?si=qtzISzoxMu0y-XkU,
  editoitu tulossa myöhemmin

Tähtiharrastuspäivä 2024
- Ensi vuoden Tähtiharrastuspäivä on lauantaina 21.9.2024 - laittakaa päivä muistiin!
- Päivään on tarkoitus yhdistää kansainvälinen Katsele Kuuta -teemapäivä (International Observe the Moon Night), jonka virallinen ajankohta on 14.9. mutta on mahdollisuus pitää tilaisuuksia parin viikon jaksolla tuon ympärillä.
- Toive yhdistyksille toiminnan keskittämisestä itse harrastuspäivään, joillakin yhdistyksillä oli tänä vuonna toimintaa edeltävällä viikolla, muttei lauantaina.
- Verkkolähetys uusitaan, tuotantotiimiin tarvitaan muutama ihminen lisää, uusi ideoita sisältöön on jo keksitty.
- Sosiaalista mediaa voisi ottaa haltuun hyvissä ajoin ennen harrastuspäivää mm. tuottamalla valmista kuva- ja videomateriaalia, jota voidaan jakaa.

Vuodet 2025–2026
- Ajankohdat pitää päättää lähiaikoina

Teema: Viestintä yhdistyksissä
- Haasteena yhdistyksissä voi olla yhtenäisen viestintäkulttuurin ja -tapojen sopiminen, mm. valitut kanavat, viestien yhtenäisyys eri kanavilla.
- Viestinnän ajoittaminen tärkeää: Ei liian aikaisin, mutta tarpeeksi ajoissa, ei liian myöhään, etteivät ihmiset ehdi reagoida. Myös muistutuksia hyvä tehdä.
- Monikanavainen viestintä nykyään tarpeen, viestintäkatveiden eliminoimiseksi. Ylimääräinen työ saattaa pelottaa, tietyllä rutiinilla monikanavaviestintä ei ole niin työlästä kuin luullaan.  Joissakin yhdistyksissä on someviestinnän vastuuta jaettu.
- Seminaarin yhdistysten viestintätavat moninaisia:
   o Sähköposti edelleen käytössä jäsenviestintään, somekanavia ja ryhmäviestimiä käytetään, valinta ydintoimijoiden tottumuksista kiinni.
   o Tapahtumakalentereiden (Google, Ursan kalenteri) tarjoamat välineet.
   o Yleisöviestinnässä myös perinteiset paikallislehtien tapahtumapalstat paikoin voimissaan.
   o Tampereen Ursa hyödyntää Yhdistysavaimen (yhdistysavain.fi) palveluita.
- Sähköisten kanavien uusia mahdollisuuksia:
   o WhatsAppin yhteisöt -ominaisuus
   o Facebookin Tähtiharrastaja-ryhmä https://www.facebook.com/groups/120039608108225
- Joitain ideoita materiaaleiksi:
   o Some-kanavien luettelo järkevine käyttötarkoituksineen.
   o Tähtiyhdistysten sidosryhmäkartta viestinnän suunnitteluun.

Teema: Jäsenistön osallistaminen ja sitouttaminen
- Jatkoa Cygnus 2023:n keskusteluille.
- Vastuurooleja kannattaa jakaa yhdistyksessä, mutta pitää varoa tyrkyttämistä.
- Hallintorooleissa hallituksen jäsen ja varajäsen voi olla hyvä paikka kasvaa mukaan vastuuseen, myös tehtäviä (esim. sihteeri) voidaan jakaa useammalle.
- Virallisten roolien ohella kannattaa kehittää epävirallisempia rooleja jäsenille heidän oman kiinnostuksensa ja mukavalta tuntuvan tekemisen mukaan.
- Aktiivisesta toiminnasta palkitseminen kannattaa: suhteutettava yhdistyksen kokoon ja kulttuuriin, varottava ettei siitä tulee liian kornia.
  o palkitsemisen ei tarvitse olla mitään suurta, mm. yhteiset tilaisuudet aktiiveille
  o jäsenistöä kannattaa kuunnella oikeiden tapojen löytämiseksi.
- Kannattaa myös huolehtia, että uusilla jäsenillä on matala kynnys tulla mukaan yhdistykseen: ilman uusia jäseniä ei ole uusia vastuunkantajia.
  o varotaan sisäpiirejä.
- Jäsenistön osallistamisesta ja jäsenistöstä huolehtimisesta uusi teema ryhmälle vuodeksi 2024.
  o tuotokseksi artikkeli-, kolumni- ja ajatuskokoelma teeman aiheista.

Sunnuntai 5.11.

Ryhmän tuleva toiminta
- Ryhmän seuraava verkkotapaaminen Ke 10.1.2024 klo 19.00-21.00:
  o Suunnitelma tähtinäytösmateriaalin julkaisukuntoon laittamisesta
  o Jäsenistön osallistamisteeman jäsentäminen
  o Tähtiharrastuspäivän 2024 muistutus
  o Ryhmän toiminnan 2023 yhteenveto
- Tapaamiset ensi vuonna: neljä verkkotapaamista, Cygnus kesällä ja Kerhoseminaari syksyllä.
- Materiaalien työstö
  o Keskeneräisistä materiaaleista edes "pienin käyttökelpoinen versio".
  o Tähtinäytäntömateriaalien tekemiseen etsitään vapaaehtoisia, julkaisu Cygnuksella.
  o Muita materiaaleja: Tähtiharrastuksen vuosikello, Historiakirja (ks. https://www.ursa.fi/kyryhma/materiaalia.html).
- Iso tarve ryhmän materiaalien strukturoituun julkaisemiseen.

Ryhmän toiminnasta tiedottaminen ja näkyvyyden lisääminen
- Jatkossa säännölliset yhteenvedot tapahtumista tiedotuskanaville (listat, foorumi, some)
- Ryhmän toimintaan saa tulla yhdistyksistä mukaan muutkin kuin "virallinen edustaja", saa mainostaa omassa yhdistyksessä, myös muissa yhdistyksissä oleville harrastajakavereille

Seminaarin aiheista on hiukan laajemmat muistiinpanot saatavilla:
PYYDÄ LINKKI vastuuaktiiveilta (mailto:kerho@ursa.fi).